Il lavoro da remoto è arrivato, potremmo quasi dire a nostra insaputa, ma è destinato a restare. In primis per le restrizioni sanitarie ancora in vigore, ma soprattutto perché in questo anno da remoto "forzato", questa modalità si è rivelata decisamente efficace per molte aziende, anche quelle inizialmente più titubanti.

Secondo una recente indagine svolta dall'Associazione italiana dei Direttori del Personale - oltre il 68% dei direttori del personale coinvolti ha dichiarato che prolungherà le attività di smart working anche nella fase di ritorno a una "nuova normalità". Tuttavia, per garantire efficacia e produttività costanti, è necessario costruire o consolidare un sistema ufficio remoto che sia in grado di funzionare, garantendo ai dipendenti tutti gli strumenti necessari per operare in sicurezza, con efficienza e senza stress.

Questo significa creare una employee experience agile e fluida, composta da un sistema di interazioni tra ecosistema lavorativo e dipendente, risorsa sulla quale si basa da sempre il successo di un'azienda.

L'esperienza lavorativa del dipendente, infatti, ha un impatto importantissimo sull'andamento e le performance del business e sulla sua produttività. La digitalizzazione continua a offrire opportunità di crescita per le imprese, che si stanno dirigendo verso una realtà lavorativa sempre più smart. Le tecnologie assumono quindi un ruolo di facilitatori al coinvolgimento e alla produttività del lavoro, e la struttura tecnologica di un'azienda deve quindi essere adeguata per poter raggiungere questi obiettivi.

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Il lavoro in mobilità, la condivisione, la collaborazione e l'accesso ai dati da remoto tra i dipendenti sono possibili grazie a tecnologie digitali che consentono di creare un ambiente di lavoro virtuale e abilitano un nuovo modo di operare dinamico e flessibile, che agevola le interazioni tra azienda e dipendenti.

Progettare le loro esperienze digitali significa colmare il divario tra il modo in cui i lavoratori eseguono le proprie attività personali e quelle lavorative, avvicinandole. Snellire i processi rendendoli digitali è particolarmente utile per le aziende, ma lo è in particolar modo per i professionisti che vivono giornate appesantite dalla parte burocratica del lavoro.

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Gli svantaggi dello smart working

Un primo step necessario, per chi non l'avesse già effettuato, è quello di alleggerire le attività legate alla gestione dei documenti cartacei. Gli archivi fisici rallentano le attività, necessitano di spazio e incrementano i costi a carico di un'organizzazione. E in tempi di lavoro remoto, costringono i dipendenti a recarsi in azienda per la loro consultazione o condivisione. Questo ha creato non poco stress nei lavoratori, che vedevano le proprie attività "bloccate" da un documento cartaceo che non riuscivano a raggiungere.

Attivare un piano di digitalizzazione e dematerializzazione degli archivi e della documentazione attuale deve diventare una priorità per chi non l'avesse già realizzato. Essere in grado di fornire ogni tipologia di documento utile ai dipendenti, con accesso al cloud, e la possibilità di editarlo, estrapolare dati e condividerlo, permetterà di ottimizzare i processi e renderli fluidi, offrendo un'esperienza semplice e un modo più intelligente di lavorare, senza impatti sulle attività.

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