Sempre più nel nostro Paese si diffondono le Intranet aziendali: strumenti interni sempre più preziosi ed indispensabili di comunicazione, formazione e organizzazione del lavoro. Accanto alle Intranet, promosse e gestite dal vertice aziendale, sorgono sempre più numerose le Undernet, Intranet non ufficiali e semiclandestine. Che cosa sono, perché nascono? Ne parliamo con Giacomo Mason, uno dei maggiori esperti in Italia del mondo Intranet.

ZN: Puoi dare una definizione di Undernet?

Giacomo Mason: "Mettiamo che io sia un dipendente di un'azienda a know-how tecnologico medio-alto, che magari possiede ed utilizza una intranet ufficiale. Dispongo di uno o più Personal Computer, possiedo un indirizzo IP sulla LAN aziendale e ho qualche rudimentale nozione di html. A questo punto, mosso da alcune pressioni interne al mio settore o semplicemente dalla voglia di mettermi alla prova decido di adattare la mia macchina a server web e di costruire un piccolo sito interno, magari ad uso dei 10 colleghi del mio settore. Beh, in quel preciso momento ho creato una Undenet, ovvero un sito interno "abusivo", qualcosa che viaggia sui cavi aziendali ma spesso resta "invisibile" e conosciuto solo da pochi".

Giacomo Mason: "Fare una stima è ovviamente impossibile. Già una mappa delle intranet rappresenta una scommessa, vista la difficoltà a mappare il fenomeno nelle aziende. Le undernet, poi, sono per definizione qualcosa di "nascosto" e ben difficilmente mappabile. Diciamo però che, statisticamente, si sviluppano in ambienti organizzativi vasti (diciamo dalle 500 persone in su), articolati territorialmente, ad alta disponibilità tecnologica, e con un know how diffuso tra le persone. Questo, in Italia, restringe di molto il campo".

ZN: Che cosa c'è sotto? Quali motivazioni? Insoddisfazione per il Web aziendale ufficiale, voglia di protagonismo, desiderio di autonomia?

Giacomo Mason: "Questa domanda è importante, perché permette di portare in evidenza come la intranet è vissuta dalle persone che la abitano. I motivi risiedono, il più delle volte, in problemi legati alle applicazioni, e ben raramente alla comunicazione interna. In azienda vi sono continuamente problemi applicativi, e le undernet spesso realizzano, di fatto, il famoso e vagheggiato riposizionamento in rete dei processi operativi".

ZN: In altre parole...

Giacomo Mason: "C'è sotto una grande voglia di migliorare i flussi informativi, unita alla consapevolezza, a volte, di una propria specificità che non potrebbe essere soddisfatta nei canali ufficiali. Aggiungiamo la facilità con cui è possibile pubblicare sul web e il gioco è fatto".

ZN: Quindi niente insoddisfazione o ribellione?

Giacomo Mason: "L'insoddisfazione, se c'è, non è per il web ufficiale, ma per la lentezza nello svolgimento di alcune procedure. Spesso le persone, interrogate, non manifestano insoddisfazione per la intranet, da cui, del resto, prendono buona parte dei contenuti (fornendo, di fatto, una cassa di risonanza web) ma solo per alcune procedure, che sono a volte l'unica ragione per la creazione di Undernet".

ZN: Quale dovrebbe essere l'orientamento delle aziende verso questi fenomeni spontanei?

Giacomo Mason: "Da una parte c'è chi manifesta un atteggiamento molto drastico verso questi fenomeni: troppa anarchia, rischio dati fuori controllo, disallineamenti. Dall'altra c'è chi, come David Weinberger, ha un atteggiamento fin troppo entusiastico verso questi fenomeni, visti come la riappropriazione si spazi di discussione orizzontali nelle aziende gerarchiche".

ZN: Ed è veramente così?

Giacomo Mason: "Le cose non stanno proprio così: personalmente ho un atteggiamento di grande tolleranza verso questi fenomeni, molto presenti nella mia realtà. E' ovvio che soluzioni drastiche sono di fatto impensabili: come fare a "chiudere" siti sui quali, oggettivamente, le persone lavorano meglio? Questi siti si innestano, volenti o nolenti, nei processi operativi ed è molto difficile trovare una soluzione che salvi quanto di buono no è stato realizzato e, allo stesso tempo, eviti il proliferare di situazioni incontrollabili".

ZN: Secondo te cosa bisognerebbe fare?

Giacomo Mason: "L'unica soluzione è prendere atto del fenomeno e cercare di "governarlo". La mia personale ricetta per questo tipo di fenomeni è la seguente:

1) Fare emergere il fenomeno, attraverso paradossale campagna di visibilità" di questi siti. Volete pubblicare? Diteci qual è l'indirizzo e noi daremo visibilità al vostro sito. Allo stesso tempo cominciare a "valutare" pubblicamente la bontà dei siti, facendo leva sull'orgoglio dei progettisti.

2) Prendere contatto con tutti i gestori di questi siti e creare una piccola "redazione allargata" con cui dialogare costantemente e rimanere allineati. Spesso sono colleghi che in azienda fanno tutt'altro e non aspettano altro che un riconoscimento per un lavoro che, a loro parere, e migliorativo.

3) Fornire delle linee guida per la creazione di questi siti, in modo da limitare al minimo i fenomeni di "deriva".

4) Fornire dei template, che conservino la navigazione principale della intranet ufficiale e, diano invece lo spazio per le pubblicazioni specifiche, integrando locale e globale.

5) Fare da service e fornire servizi aggiuntivi, in modo da invogliare i colleghi "smanettoni" a partecipare.

6) Prendere le cose migliori prodotte localmente e farle diventare progetti per tutta l'azienda.

In questo modo, credo, possiamo sperare di cavalcare un fenomeno che altrimenti rimarrebbe senza controllo, valorizzandone le cose migliori".