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Microsoft ha recentemente annunciato un cambiamento significativo per gli utenti di Word su Windows: il salvataggio automatico su OneDrive o SharePoint diventerà l'impostazione predefinita per i nuovi documenti. Questa modifica, attualmente in fase di test nella versione 2509 (Build 19221.20000) o successive del programma Insider di Microsoft 365, è stata presentata come un miglioramento per la sicurezza e la collaborazione. D'altra parte solleva anche interrogativi sulla privacy, il controllo dei dati e l'esperienza utente, specialmente per chi preferisce mantenere i propri documenti offline.

Fino a oggi il salvataggio automatico su cloud era un'opzione che in Microsoft Word gli utenti dovevano attivare manualmente. Quando si creava un nuovo documento, il programma lo salvava localmente come Documento1 a meno che l'utente non scegliesse esplicitamente di caricarlo su OneDrive. Con il nuovo aggiornamento, questa dinamica si inverte: ogni nuovo file sarà automaticamente salvato su OneDrive o SharePoint, con il pulsante di salvataggio automatico attivo per impostazione predefinita nella barra superiore dell'applicazione. I documenti avranno anche un nuovo schema di denominazione, passando da Documento1 a Documento-DataCorrente,in modo da rendere più chiaro il momento di creazione del file.

Microsoft motiva questa scelta con la necessità di ridurre il rischio di perdita di dati in caso di crash del sistema o interruzioni impreviste. Il salvataggio automatico su cloud garantisce che ogni modifica venga sincronizzata in tempo reale, permettendo agli utenti di accedere ai propri file da qualsiasi dispositivo connesso al loro account Microsoft. Per chi lavora in team, questa funzione facilita la collaborazione, poiché i documenti su OneDrive o SharePoint possono essere condivisi immediatamente con colleghi, con modifiche tracciate e sincronizzate. L'integrazione con OneDrive consente di sfruttare funzionalità avanzate come la cronologia delle versioni, che permette di recuperare revisioni precedenti di un documento in caso di errori o modifiche indesiderate. Per chi utilizza Microsoft 365 con Copilot o Copilot Chat, il salvataggio su cloud facilita l'interazione con l'intelligenza artificiale per suggerimenti in tempo reale o analisi dei contenuti.

In ambito aziendale l'uso di SharePoint garantisce un controllo centralizzato sui documenti, con opzioni di autorizzazione che limitano chi può visualizzare o modificare i file. Ciò dovrebbe risultare particolarmente utile per le organizzazioni che devono rispettare normative sulla sicurezza dei dati, come il GDPR in Europa. Microsoft sottolinea che i file caricati su OneDrive sono crittografati, offrendo un ulteriore livello di protezione. Nonostante queste rassicurazioni, salvare automaticamente i documenti sul cloud significa comunque che i file risiedono sui server di Microsoft, fuori dal controllo diretto dell'utente. Anche se crittografati, i dati potrebbero essere vulnerabili in caso di compromissione dell'account o di interruzioni del servizio: sappiamo che Microsoft ha l'abitudine di sbirciare nei file degli utenti, anche se con motivazioni nobili; e magari pure per addestrare la IA. Chi non dispone di un abbonamento a Microsoft 365 o preferisce lavorare offline potrebbe trovare questa impostazione invasiva.

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Microsoft ha già annunciato che il salvataggio automatico su cloud sarà esteso a Excel e PowerPoint entro la fine del 2025, suggerendo che l'intera suite Office potrebbe presto adottare questo modello. Il cambiamento riflette una tendenza più ampia verso l'integrazione dei servizi cloud, con OneDrive che diventa il fulcro dell'ecosistema Microsoft 365. Tuttavia la transizione potrebbe alienare gli utenti che lavorano in ambienti senza connessione Internet o in contesti con requisiti di sicurezza che vietano l'uso del cloud, come alcune organizzazioni governative o aziendali.

Per gli utenti che desiderano mantenere il controllo sui propri file, ci sono alcune strategie pratiche. Per disattivare il salvataggio automatico, è sufficiente andare in File -> Opzioni -> Salvataggio e deselezionare l'opzione di salvataggio su cloud, oppure utilizzare Salva con nome per scegliere una posizione locale. Per chi vuole evitare OneDrive del tutto, è possibile scollegare l'account seguendo i passaggi descritti nel supporto ufficiale Microsoft: aprire le impostazioni di OneDrive, selezionare Scollega questo PC e nascondere la cartella OneDrive da Esplora File.

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