Approfondimento: le reti Intranet

L'intranet è uno straordinario mezzo tecnologico di informazione e formazione che le aziende hanno a disposizione per migliorare alcuni aspetti della vita aziendale, impensabili fino a qualche anno fa e proprio per questo di difficile comprensione.



[ZEUS News - www.zeusnews.it - 10-07-2001]

La conoscenza è una delle poche cose che se viene divisa fra più persone e poi condivisa aumenta e una intranet fatta in maniera ottimale può accelerare questo importantissimo progetto.

D'altro canto, una intranet mal concepita o gestita in modo errato risulterà solo un costo in termini economici ma anche in termini di tempo (capitale sempre più prezioso) poichè le risorse umane non troveranno in tempi brevi quello che cercano e questo determinerà un vortice negativo con conseguenze di avere un sistema informativo di basso share.

L'implementazione di una intranet aziendale deve essere sostenuta in toto dal top management che deve guardare ad essa come allo strumento più importante di diffusione della cultura aziendale e di coinvolgimento di ogni dipendente nella vita aziendale.

In questo senso l'intranet deve essere plasmata sull'organizzazione dell'impresa e prima della progettazione può risultare utile condurre un'attenta campagna di interviste ai dipendenti ad ogni livello.

Inoltre è importante scegliere con attenzione e stimolare continuamente i publisher delle varie aree che non devono pensare all'intranet come ad una perdita di tempo ed un impegno inutile per il loro conto in banca e la loro posizione.

Nella creazione dell'intranet si deve pensare ai dipendenti come a clienti di un sito o di un portale, e proporla quindi come uno strumento che rende più facile il loro lavoro e li rende realmente attori delle dinamiche aziendali. Per facilitare il coinvolgimento delle persone occorre dotarla di una grafica accattivante, di una mappa e di un motore di ricerca interno al fine di rendere più agevole la navigazione.

Altri tool che possono rendere l'intranet più interessante possono rivelarsi:
- inserire novità continue, magari non legate al business, come vignette spiritose o concorsi fotografici che coinvolgano i dipendenti su un determinato argomento;
- proporre forum specifici su argomenti di interesse in modo da sostituire il dialogo one-to-one con il many-to-many;
- se l'azienda è una multinazionale dare accesso a tutte le intranet mondiali per far vivere ai dipendenti la sensazione della globalità del gruppo al quale appartengono rendendoli partecipi di quanto fanno i loro colleghi dall'altro capo del mondo;
- se si hanno i fondi fare una intranet personalizzata dove ogni utente scelga i servizi che preferisce.

Analogamente vi sono alcuni errori che nella realizzazione di un'intranet aziendale devono essere assolutamente evitati:
- creare zone protette al suo interno che infastidiscono l'utente e generano senso di frustrazione alla base della piramide aziendale;
- promettere servizi che non sono garantiti ad es. pubblicazione foto bambini nati dai dipendenti oppure servizi di formazione on-line;
- dimenticarsi di alcune aree dell'azienda, generando così rivalità e tensioni interne;
- ritardare o omettere aggiornamenti: le novità più significative in azienda devono essere comunicate a tutti i dipendenti tramite e-mail che come mittente hanno il direttore generale, in modo da essere lette da tutti.

Concludendo, la realizzazione di un'intranet rappresenta un investimento oneroso per un'impresa non solo dal punto di vista tecnologico, in quanto va a incidere non solo nelle casse aziendali, ma anche sulla cultura delle persone. Probabilmente è in questa direzione, e questo vale soprattutto per le aziende della Old Economy, che c'è molta strada da percorrere.

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