Email e usability in azienda

La posta elettronica è spesso fonte di disagi. Per questo, rispetto agli altri media di comunicazione aziendali, una email ha basse probabilità di essere letta. Tanto vale non mandarla.



[ZEUS News - www.zeusnews.it - 14-08-2003]

Federico fa un lavoro un po' strano. Guarisce le aziende in crisi. Per un certo periodo di tempo entra nella comunità aziendale, parla con il personale, identifica i problemi, li risolve, risolleva l'azienda e se ne va. Uno dei problemi che riscontra più frequentemente è la comunicazione tra le persone. Ed uno degli strumenti che lo mettono più in difficoltà è l'email.

"Capita talvolta che, appena giunto in azienda, io venga subissato da decine di lettere elettroniche al giorno. Molte di esse non riguardano affatto la mia persona, il mio ruolo, il mio compito. Nessuna, in ogni caso, mi dà notizie di qualche interesse."

Il problema è nell'eccesso di informazioni: "Avvisare via email è un modo per scaricare le responsabilità: chi riscontra un qualunque problema, lo inoltra a tutti, e si libera da ogni cruccio. La posta, così facendo, è ridondante, e diviene impossibile discernere le comunicazioni importanti da quelle inutili. Non parliamo poi degli appelli per salvare la bambina malata di leucemia, o lo studente russo senza un quattrino, o le riflessioni su cosa significhi l'amicizia. Tutti scrivono, anzi, inoltrano, e nessuno legge."

Così, il primo "taglio" che effettua, è quello dell'uso dell'email: "Quando le cose stanno così, io avverto tutti che le comunicazioni tra me ed il resto dell'azienda dovranno avvenire verbalmente o su documento cartaceo. Faccio subito disattivare la mia casella di posta elettronica ed inizio una paziente manovra di convincimento all'uso dei sistemi tradizionali ed all'eliminazione delle comunicazioni ridondanti."

Ma i problemi non si limitano alle intranet delle aziende di dimensioni cospicue. Paola lavora nella comunicazione (non chiedetemi cosa faccia di preciso, non l'ho ancora capito). Per lei l'email è una forma di schiavitù moderna: "Una volta l'ordine arrivava via posta ordinaria, il che ti dava un po' di respiro: potevi anche fingere qualche ritardo postale. Poi è arrivato il fax, più pressante, ma anche qui c'era un po' di lasco, i documenti arrivavano su un'unica macchina, e dovevano essere smistati da qualche anima pia. Ora, il cliente manda un ordine, una modifica, un progetto, una lamentela, ed un secondo dopo è sul mio PC. E lui lo sa. Se il mio interlocutore è ansioso e pressante (cioè quasi sempre), il mio lavoro diventa sostanziamente on-demand, tipo quello del barista o del salumiere: non c'è più spazio per la programmazione e la riflessione." La decisione di Paola è irrevocabile: "D'ora in poi chiunque voglia comunicare con me mi mandi una missiva sigillata con la ceralacca. La posta elettronica la leggerò, se ne avrò la voglia, a casa, solo la domenica."

L'analisi sull'utilizzo dell'email nella vita di tutti i giorni è impietosa: nella stragrande maggioranza dei casi non viene utilizzata per comunicazioni commerciali (se si esclude lo spam dei soliti duecento), soppiantata da telefono e posta ordinaria, né per ordini o commissioni, dove si usa soprattutto il fax, né tantomeno per comunicazioni ufficiali, documenti fiscali et similia, dove impera la posta ordinaria ed il suo surrogato semi-informatizzato, tipo Postel (spedizione elettronica, consegna cartacea tradizionale).

Il costo nullo della posta elettronica, la sua straordinaria versatilità, la sua elevatissima automazione e facilità d'uso, sono diventati paradossalmente i suoi limiti. Nella realtà aziendale italiana essa crea non pochi problemi ed è diventata uno straordinario veicolo per virus, bufale e spam che fanno perdere quantità enormi di tempo. Risultato: la vostra mail, se non è indirizzata ad aziende di e-commerce o informatiche, aziende insomma che hanno nella loro mission l'uso di questo strumento, ha bassissime probabilità di essere letta.

Tanto vale che non la mandiate.

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© RIPRODUZIONE RISERVATA

Commenti all'articolo (ultimi 5 di 13)

Francesco
Non condivido assolutamente la strada indicata dal consulente, dovrebbe educare all'uso dell'email piuttosto che rifiutarsi di utilizzarla in prima persona; l'email e' uno strumento utilissimo anche dentro l'azienda e rinunciarci per un uso scorretto e correggibilissimo con un breve corso formativo e' un errore... Leggi tutto
6-11-2003 15:49

Fabrizio
Vantaggi e svantaggi Leggi tutto
2-9-2003 12:18

akiro
è vero... Leggi tutto
24-8-2003 21:34

Michele Bottari
Precisazione per Carlo Leggi tutto
19-8-2003 12:40

carlo
L'articolo sull'utilizzo aziendale della posta elettronica indica alcune cose interessanti ma anche alcune assurdità.Come si può pensare (e sopratutto come lo può fare un consulente !) di eliminare la posta elettronica in azienda !I filtri antispamming e, sopratutto i certificati digitali (che costano meno di certi... Leggi tutto
19-8-2003 10:21

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