L'ufficio paperless del futuro: sostenibilità e produttività, riducendo i costi

Fino al 30 per cento in meno.



[ZEUS News - www.zeusnews.it - 14-02-2018]

paperless

Al giorno d'oggi, di fronte all'acuirsi di fenomeni globali che denotano una cattiva salute del pianeta, chiunque è chiamato a preservare e tutelare l'ambiente attraverso l'adozione di pratiche e stili di vita green, sia nella vita privata che in ambito lavorativo.

Se fino a qualche anno fa la policy ambientale era un concetto quasi sconosciuto per il quale le organizzazioni intraprendevano azioni limitate e frammentarie, la sostenibilità ambientale è diventata oggi un vero imperativo e sempre più aziende - anche di piccole dimensioni - stanno comprendendo il valore e i benefici che l'implementazione di un business più green può portare all'ecosistema e all'organizzazione stessa in termini economici e di produttività, oltre alla possibilità di differenziarsi dalla concorrenza.

Lo dimostrano anche i dati emersi da un recente studio condotto dalla società di ricerche IDC, secondo cui la gestione digitale dei documenti può ridurre i costi di un'organizzazione fino al 30% aumentando le entrate del 36%.

Per supportare le aziende a migliorare il loro approccio eco-friendly attraverso una gestione del workflow più digitale e votata al paperless, abbiamo stilato insieme a Nuance Communications alcuni utili suggerimenti per aiutare le aziende a far leva sulle ultime tecnologie al fine di realizzare un ufficio green, evidenziando i numerosi vantaggi che questo comporta.

La gestione della stampa in azienda

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Quale di questi comportamenti ritieni che sia da evitare in assoluto?
Essere fuori sincrono: quando voce, tono, ritmo, posizione e movimenti non comunicano la stessa cosa si genera confusione e si viene ritenuti poco affidabili o sinceri.
Gesticolare eccessivamente: fare ampi gesti con le mani oppure giocare per esempio con i capelli o il telefono comunica insicurezza.
Tenere un'espressione neutra: la mancanza di un feedback dato dall'espressione facciale fa pensare all'interlocutore che l'argomento non interessi.
Evitare il contatto visivo: non guardare l'altro negli occhi comunica una sensazione di debolezza e lascia pensare che si stia nascondendo qualcosa.
Sbagliare la stretta di mano: non deve essere né troppo debole né troppo forte, o genererà in entrambi i casi un'impressione errata (servilismo o aggressività).
Inviare segnali verbali e non verbali opposti: se l'espressione facciale è opposta a ciò che le parole dicono, l'interlocutore non si fiderà.
Non sorridere: il sorriso comunica sicurezza, apertura, calore ed energia, e spinge a sorridere di rimando. Ugualmente errato sorridere sempre.
Roteare gli occhi: è un segno di frustrazione, esasperazione e fastidio; comunica aggressività.
Usare il cellulare durante una conversazione: lascia pensare che l'argomento non interessi e sia certamente meno importante dell'oggetto tra le mani.
Incrociare le braccia: l'interlocutore penserà che siamo sulla difensiva. Inoltre, se le mani non sono in vista crederà che abbiamo qualcosa da nascondere.

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Nonostante la crescente tendenza all'utilizzo di pratiche IT sostenibili, i flussi di lavoro di documenti e stampa sono spesso ambiti sottovalutati. Considerando che il 20% dei documenti stampati in azienda non vengono mai recuperati, il primo passo verso la realizzazione di un ambiente di lavoro ecosostenibile è intervenire sulla loro gestione, consentendo alle organizzazioni di ridurre gli sprechi di carta e inchiostro, nonché i costi a essi collegati.

È necessario dunque introdurre in azienda soluzioni integrate nel dispositivo multifunzione e tecnologie innovative in grado di controllare e gestire in tutta sicurezza i lavori di stampa e di acquisizione documentale, adottando soluzioni che aiutino a ridurre l'impatto ambientale e i costi totali di stampa, oltre ad allocare accuratamente i costi di stampa.

Verso la digitalizzazione del workflow aziendale

Per rispondere al proliferare di documenti e mantenere alta l'efficienza aziendale, la digitalizzazione ha come obiettivo il trattamento di grossi volumi di documenti nel modo più automatizzato e sicuro possibile al fine di ridurre l'esigenza del tradizionale documento cartaceo, abbattendo ancora una volta l'impatto ambientale e i costi, oltre al tempo speso per l'archiviazione e la ricerca dei dati.

La diffusione dei dispositivi digitali da un lato e della tecnologia cloud dall'altro, stanno spingendo al ribasso l'utilizzo dei documenti cartacei: la dematerializzazione e l'archiviazione digitale sono ormai dei trend evidenti in azienda che abilitano la realizzazione di un ufficio paperless nel lungo periodo, consentendo di ridurre gli sprechi in ottica green, ma anche e soprattutto di garantire una maggiore produttività aziendale.

In quest'ottica, esistono soluzioni che contribuiscono alla digitalizzazione dell'organizzazione utilizzando un sistema di scansione con cui la pagina cartacea viene elaborata da un software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) che trasforma l'output analogico in un file digitale.

Ne consegue che il documento ora elettronico può essere processato attraverso un sistema di gestione che consente un utilizzo, un'organizzazione e un'archiviazione più efficace ed efficiente, rendendolo accessibile a qualsiasi dispositivo attraverso piattaforme gestite localmente o in cloud dalle aziende.

La conversione al digitale dei documenti è sinonimo di meno carta ingombrante negli uffici, una riduzione dell'impatto ambientale e delle emissioni di carbonio a favore di una maggiore sostenibilità e al temo stesso si traduce in notevoli risparmi sui costi di carta, inchiostro e sulle ore di lavoro delle persone che vanno e vengono dalle stampanti e dagli archivi. Ne derivano benefici per la produttività individuale e aziendale, oltre ad aumentare lo spazio fisico disponibile altrimenti dedicato alla conservazione.

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© RIPRODUZIONE RISERVATA

Commenti all'articolo (1)

{robotone}
Come sappiamo, le cose non stanno mai come vengono previste. I computer hanno aumentato i costi delle aziende, rispetto alla carta, perché richiedono una miriade di altri investimenti, e perché implicitamente aprono le porte ad altre possibilità, quindi ad altri investimenti, che però spesso sono solo spese....
13-2-2018 11:25

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