Le tabelle pivot e i rapporti grafici pivot di Excel sono degli strumenti tanto comodi quanto semplici da utilizzare; di primo acchito possono sembrare leggermente ostici, ma una volta conosciute un po' le opzioni da checkare durante la creazione guidata delle tabelle, generare pivot (anche molto complesse) e analizzare i dati sarà questione di pochi secondi.

In questa mini-guida utilizzeremo un file contenente una piccola quantità di dati, proprio per fornire i rudimenti della procedura da utilizzare. File più complessi e tecniche avanzate potranno essere discussi, su richiesta degli utenti, nell'apposito forum dell'Olimpo informatico.

Supponiamo per esempio di volerci cimentare nella sfida del Fanta Formula Olimpo e di essere in possesso di un file contenente informazioni dettagliate sui piloti in gara nel 2008 e sui punti da loro ottenuti nei singoli Gran Premi sino a oggi disputati.

La prima pivot che creeremo è la più banale possibile: la somma dei punteggi acquisiti dai piloti, in definitiva la classifica ufficiale. Innanzitutto è necessario posizionarsi col mouse nella cella A1, per far sì che durante la creazione guidata venga selezionata la sorgente di dati corretta in maniera del tutto automatica. Poi si deve andare in Dati -> Rapporto tabella pivot e grafico pivot e dar via alla procedura di creazione che consta di tre velocissimi step.

Dal momento che si vuole creare una tabella pivot a partire dai dati contenuti in un foglio Excel, è necessario mettere il segno di spunta all'opzione Elenco o database Microsoft Office Excel e, naturalmente, anche alla voce Tabella pivot.

Attenzione: la procedura per generare un grafico è la medesima, eccezion fatta proprio per la selezione della tipologia di tabella da creare. Per generare dei rapporti grafici pivot però esistono delle rapide scorciatoie, che illustreremo in seguito.

Lo step successivo, se ci si è posizionati nella cella A1 (o comunque in una cella del foglio Excel contenente dei dati), non richiede nulla: la sorgente di dati verrà selezionata automaticamente. Altrimenti è necessario cliccare sul riquadro accanto al pulsante Sfoglia e andare a selezionare a mano le tutte le celle del foglio di lavoro.

Può sembrare una differenza banale, ma in caso di file molto grandi, è un'operazione che potrebbe far perdere del tempo e soprattutto potrebbe generare degli errori.

Il terzo e ultimo step serve semplicemente a decidere dove posizionare la tabella pivot. E' consigliabile scegliere sempre di generarla in un nuovo foglio di lavoro, soprattutto per questioni di praticità nella formattazione della tabella stessa.

Al termine di questa breve procedura, verrà generato un nuovo foglio di lavoro contenente dei campi evidenziati in blu (in cui andranno trascinati col mouse i valori selezionati) e due barre degli strumenti.

Dal momento che in quest'esempio si intende creare la classifica dei piloti di Formula Uno, nella colonna di sinistra bisogna trascinare col mouse il valore Pilota; nel campo superiore invece va trascinato il valore Gran Premio; infine nel riquadro centrale (evidenziato in blu, con l'indicazione rilasciare qui i dati) va trascinato il valore Punti Pilota. La tabella Pivot è pronta.

Cliccando col mouse sui menu a tendina della tabella è possibile rimuovere alcune voci: nel nostro esempio abbiamo tolto i Gran Premi non ancora disputati, perché privi di dati significativi.

E' possibile formattare ad hoc la tabella pivot, al fine di ottenere un gradevole aspetto estetico.

Questa è una tabella estremamente semplice, anche perchè non ci vuole poi molto per desumere che, attualmente, il primo in classifica è Robert Kubica. Le pivot servono a ben altro.

Per esempio non è così immediato, per chi magari non è un appassionato di Formula Uno, individuare quali siano le Nazioni che possono vantare i piloti migliori, o quelle che devono dolersi per l'incapacità dei propri. Una tabella pivot può rispondere a questa e molte altre domande.

Riposizionandosi sulla cella A1 del foglio di lavoro, generiamo una nuova tabella pivot ripetendo i tre step illustrati sopra. Un messaggio un po' criptico ci chiederà di decidere se basare il nuovo rapporto sugli stessi dati del precedente, consentendo di risparmiare spazio in memoria (e rendendo più leggero il file Excel finale); è bene osservare che, in caso di risposta affermativa, entrambe le pivot saranno strettamente collegate.

Questa volta è opportuno scegliere come valori Nazionalità e Team, rilasciando nel campo dati sempre il valore Punti Pilota

Qualche click per la formattazione, e la nuova pivot è pronta.

I dati ci sono tutti, ma non sono di immediata comprensione al pari di un grafico. Possiamo crearlo con un solo click: è sufficiente andare nella barra degli strumenti della tabella pivot e cliccare sull'icona Creazione guidata grafico.

Immediatamente verrà generato un nuovo foglio contenente il grafico e la risposta alla nostra domanda: attualmente i peggiori piloti sono francesi; i migliori i finlandesi.

Se il grafico in questa forma non dovesse piacervi, cliccando sull'area ricoperta dal grafico stesso si aprirà un menu che vi consentirà di scegliere fra una vasta gamma di tipologie.

Con un solo click, è possibile cambiare totalmente tipo di grafico.

Le tabelle pivot, comunque, dimostrano la loro vera efficacia nella gestione di enormi quantità di dati, come la rendicontazione di bilanci, la catalogazione di prodotti e (perchè no?) la gestione del mercato per giocare al fantacalcio.