Sono milioni gli italiani che lavorano in un ufficio e che ogni giorno comunicano tramite e-mail, VoIP e Instant Messaging. Ma l'utilizzo di strumenti e procedimenti poco chiari provoca quotidianamente perdite di tempo e crisi di nervi. Ecco dunque sei preziosi consigli per una comunicazione IP più efficace ed efficiente, forniti da CommuniGate Systems.

1) Imparare a gestire il proprio tempo stabilendo delle priorità: rispondere subito alle e-mail più urgenti e rimandare quelle meno importanti. Magari, raccoglierle tutte insieme e rispondere a queste una volta al giorno. E' utile inoltre ritagliarsi due ore al giorno di totale astensione dalla comunicazione via web. Questo contribuirà a ridurre il livello di stress e a creare spazio per dedicarsi ai propri obiettivi senza essere interrotti.

2) Utilizzare un calendario condiviso: appuntamenti o web conference possono essere facilmente organizzati grazie a un calendario condiviso. La ricerca infinita di un accordo tramite una comunicazione "ping-pong" appartiene, per fortuna, al passato.

4) Garantire la sincronizzazione: quando si sceglie un service provider è necessario assicurarsi che sia in grado di salvare le email, il calendario e i dettagli dei contatti su un server centrale. Un account Imap (Internet Message Access Protocol) garantisce infatti che tutte le informazioni siano sempre aggiornate e che niente vada perduto - indipendentemente dal modo con cui l'utente accede all'account.

5) Garantire funzioni di mobilità: è essenziale che i server web e quello per le comunicazioni mobili, supportino le funzioni di mobilità. In questo modo, la sincronizzazione dei dati tra i dispositivi mobili e non, ad esempio per l'aggiornamento dei contatti Outlook e degli appuntamenti, avviene in tempo reale.

I server con funzione ActiveSync si sincronizzano via cavo, ma questo procedimento funziona più facilmente con l'AirSync, che invia le informazioni direttamente sui dispositivi mobili, utilizzando una qualsiasi rete Wi-Fi o via Umts / Hsdpa.

6) Utilizzare i feed Rss: dato che molti utenti hanno bisogno di essere continuamente aggiornati con le ultime notizie, il sistema di feed Rss consente di salvare le diverse ricerche di informazioni giornaliere che solitamente vengono effettuate nel web in un'unica applicazione.

In questo modo, i titoli degli articoli di interesse più recenti vengono visualizzati direttamente sul desktop. È possibile salvare i feed Rss semplicemente con un click del mouse e personalizzare i campi di interesse.

Siete d'accordo con questi consigli? Ne avete altri? Il forum dei commenti, qui sotto, è a vostra disposizione.