Capita spesso di avere una rubrica di contatti in formato Excel oppure OOCalc e di non riuscire a importarla correttamente nel proprio client di posta elettronica; è tuttavia sufficiente qualche piccolo accorgimento per ovviare a questo piccolo inconveniente.

Quando i sistemi standard di importazione della rubrica di contatti (email, telefonici, IM e via di seguito) falliscono, la maggior parte delle volte occorre cercare la causa nella scorretta formattazione del file da cui provengono i dati.

Per prima cosa, bisogna copiare i dati presenti nel foglio di calcolo all'interno di un file di testo. A questo scopo, il Blocco Note di Windows va benissimo.

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È opportuno selezionare esclusivamente le celle che contengono un valore (non le intere colonne) per evitare di ritrovarsi con un eccessivo numero di righe vuote, assolutamente inutili, che andrebbero cancellate a mano prima dell'importazione.

Conclusa questa operazione si ottiene un file formattato mediante tabulazione.

Dopo aver salvato il nuovo file con estensione Txt, occorre verificare se nella rubrica originaria siano presenti i titoli di colonna; nel caso in cui manchino devono essere inseriti a mano, avendo di cura di scegliere le titolazioni in maniera opportuna.

I tag corretti da inserire come titoli delle colonne nel file di testo - per far sì che l'importazione della rubrica avvenga senza problemi - si evincono dai campi elencati nella barra dei contatti del client.

È comunque possibile mappare successivamente i campi personalizzati da importare nella rubrica dei contatti.

Nel nostro esempio, dal momento che nomi e cognomi sono contenuti in celle distinte, i tag da inserire sono Nome e Cognome. Se invece nel file Excel originario nome e cognome fossero stati contenuti in un'unica cella, il tag da inserire sarebbe stato Cognome e nome.

A questo punto il file di testo è pronto. Per importarlo nei propri contatti bisogna eseguire la procedura guidata del client (in questo esempio utilizziamo Outlook): dopo essersi posizionati nella cartella Contatti, occorre cliccare su File -> Importa ed esporta -> Importa dati da altri programmi o file -> Valori separati da tabulazione (Windows).

Dopo aver selezionato il file di testo (mediante il pulsante Sfoglia) e, nella schermata successiva, la cartella di destinazione (Contatti), si potrà procedere con l'importazione vera e propria.

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In questa sede (prima dell'importazione definitiva) è ancora possibile mappare i campi personalizzati della rubrica.

Cliccando sull'apposito pulsante, infatti, appare un'ulteriore maschera che mostra nella colonna di sinistra i tag precedentemente inseriti nel file di testo e consente eventualmente di associarli ai valori predefiniti del client.

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Avendo già scelto opportunamente in precedenza i valori da attribuire, è possibile saltare a piè pari questo passaggio e dare il via all'importazione definitiva dei contatti cliccando sul bottone Fine della procedura guidata.

Si tratta di un'operazione che può richiedere da pochi secondi a svariati minuti: il tempo necessario varia a seconda del "peso" del file di testo (e quindi del numero di contatti contenuti).

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