L'enorme diffusione del mezzo informatico ha progressivamente portato alla implementazione di metodi di catalogazione e contabilizzazione che vanno, progressivamente, a sostituire il supporto cartaceo. Se valutiamo con occhio superficiale tale approccio, questa sembra essere apparentemente la soluzione migliore, liberandoci da tonnellate di scartoffie. Sulla scia di questo entusiasmo, gli enti comunali e statali e lo stesso ministro attualmente preposto, annuncia la distruzione dei documenti cartacei.

Le cose non sono così semplici e tale ingenuo e superficiale intento innovativo porta a rischi non indifferenti. La quasi totalità degli uffici statali, comunali e privati che negli ultimi tempi hanno dirottato il loro metodo di archiviazione dati su strumenti informatici, abbandonando quasi integralmente il supporto cartaceo, non hanno mai considerato una attenta politica di tutela dei dati di lavoro.

a) Sovente non esiste alcun metodo di backup dei dati su unità esterne o interne;
b) La protezione contro attacchi in rete locale o Internet è spesso assente;
c) Sistema operativo e dati utente sono sempre promiscui;
d) I tecnici informatici preposti alla manutenzione delle postazioni non hanno la competenza e la cultura per prevenire danni cagionati dal malfunzionamento dei sistemi operativi o dell'hardware. Spesso le ditte che si occupano di "fare assistenza" (è un eufemismo) agli enti pubblici o privati, sono solo in grado di sostituire un PC, allorquando il sistema operativo comincia a dar problemi. Non importa se in esso sono ricoverati dati importanti. Vince l'appalto la ditta che offre le tariffe più basse, non quella che, magari, garantisce metodi innovativi e fermi macchina ridotti.

Consideriamo inoltre che la retrocompatibilità dei documenti di testo rappresenta un rischio da non sottovalutare. Si pensi alla versione più recente di Microsoft Office che (per meri motivi commerciali), in taluni casi, non permette la visualizzazione di testi redatti con versioni obsolete dello stesso pacchetto software. Tra dieci o vent'anni, potremo semplicemente aprire un documento scritto con Office 97?

Le stesse softwarehouse (quelle italiane soprattutto) non considerano minimamente la possibilità di esportare o salvare i dati di lavoro su directories diverse da quella ove sono stati installati gli stessi applicativi, così gli studi professionali, dagli avvocati, ai commercialisti, non adottano alcun metodo di prevenzione dalla perdita dei dati utente.

Alla luce di queste concise valutazioni (se ne potrebbe parlare per ore), siamo sicuri che l'idea di abbandonare la carta, sia... una buona idea?