Se fino a qualche anno fa l'archiviazione elettronica di un documeno significava semplicemente la sua scansione e memorizzazione, oggi coinvolge diverse piattaforme di collaborazione, processi di business, workflow, repository, e non ultimo il passaggio nel cloud. Si cerca cioè di estrarre l'informazione dal documento, per poterla poi utilizzare in ambito aziendale o nel web tramite applicazioni come Dropbox, Evernote o Google Docs.

In quest'ambito PFU Imaging Solutions Europe, società del gruppo Fujitsu specializzata nel trattamento dell'immagine, ha annunciato lo scanner professionale ScanSnap N1800.

Lo scanner di rete funziona in maniera indipendente (non ha bisogno di un Pc, né di driver o software da installare) e ha caratteristiche avanzate quali la gestione utenti integrata, il controllo remoto via Internet e la connessione diretta a email, web e cloud storage.

Con la semplice pressione di un tasto o del touch screen a colori, l'utente può trasferire i documenti cartacei a sistemi come Microsoft SharePoint, o trasmettere le fatture al proprio reparto contabilità, o inviare promemoria via email, o altro ancora.

ScanSnap N1800 è in grado di scansionare fino a 40 immagini al minuto (20 A4 fronte e retro, con una sola passata) e trasferirli alla rete o ai processi di lavoro esistenti.

Il software di gestione corregge automaticamente asimmetrie, orientamento degli originali e li ritaglia nella dimensione più appropriata. Le parole evidenziate vengono trasformate in parole chiave Pdf (il colore di riferimento è quello di Stabiloboss), utili per per l'indicizzazione automatica e una ricerca veloce.

Rispetto ai tradizionali scanner presenti nei tanto diffusi multifunzione, i vantaggi sono numerosi: oltre a quelli già elencati, ricordiamo che una macchina dedicata consente di non dover cercare il tasto apposito o la funzione appropriata nei menu, di eseguire le scansioni più velocemente perché l'apparecchio non viene impiegato in altri utilizzi.

Per quanto riguarda la sicurezza, i documenti trasmessi vengono cifrati automaticamente con Ssl ed è possibile impostare una password di protezione per i file Pdf generati. Non è possibile collegare una tastiera esterna e non è presente il Wi-Fi (c'è solo connessione cablata) sempre per evitare che la sicurezza possa essere compromessa.

Le specifiche complete sono disponibili qui. Il prezzo suggerito dal produttore è di 1650 euro, Iva esclusa.