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Come proteggere i documenti riservati

2) Assicurarsi che tutti i documenti stampati siano conservati sotto chiave

Ogni copia stampata di documenti riservati dovrebbe essere conservata lontana da occhi indiscreti e sotto chiave se non si vuole che finisca nelle mani sbagliate.

Acquistare un armadietto con lucchetto da collocare in un luogo differente può essere un'opzione percorribile se i documenti sono di valore.

Esistono varie tecnologie che possono correre in aiuto: una stampante multifunzione (MFP), per esempio, consente di evitare che documenti confidenziali vengano accidentalmente lasciati sul vassoio. L'articolo continua qui sotto.

Oltre al controllo degli accessi e all'autenticazione degli utenti, le MFP possono anche essere dotate di lucchetti.

3) Sfruttare i controlli per prevenire che gli utenti stampino o effettuino screen-shot dei file riservati

Ogni documento al quale i dipendenti hanno l'esigenza di accedere può essere comunque protetto disabilitando la funzione di screen-shot (anche se in effetti basta scattare una foto allo schermo col cellulare), oppure chiedendo al supporto IT di impedire del tutto la stampa di certi file e di contenuti non appropriati.

In questo modo, è possibile garantire che informazioni preziose non vengano copiate e portate via quando i dipendenti lasciano l'ufficio.

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La codifica sicura dei dati