Ora che Office 2010 è finalmente arrivato, essendo già disponibile per le aziende (gli utenti consumer dovranno aspettare il 15 giugno), è tempo di porsi la grande domanda: vale davvero la pena aggiornare la propria copia di Office 2007 o, addirittura, di Office 2003 (per non parlare di chi usa versioni ancora più vecchie e si sente perfettamente soddisfatto)?

A tale domanda si può rispondere forse in maniera più semplice entrando nel dettaglio: ci sono funzioni e migliorie tali per cui l'aggiornamento sia consigliabile, oppure posso continuare a usare le mie applicazioni attuali, o ancora è meglio che mi rivolga a una delle alternative gratuite?

Con l'arrivo dell'ultima versione della suite, qualcuno ha fatto notare che, a ben guardare, da Office 95 in avanti Microsoft non ha apportato cambiamenti di grande portata, ma ha invece preferito seguire una politica di raffinamento progressivo delle applicazioni, che pure in alcuni casi ha comportato novità un po' spiazzanti per gli utenti.

Il problema di Office 2007 era la mancata adozione universale di quest'interfaccia: alcune applicazioni continuavano a usare il vecchio sistema, costringendo gli utenti a uno slalom mentale per ricordarsi dove fossero i comandi ogni volta che passavano, per esempio, da Word a Outlook.

Con Office 2010 i ribbon sono stati estesi a tutte le parti della suite, con una miglioria: è riapparso il menu File. Nella versione precedente, infatti, le funzioni del vecchio menu File erano state assorbite dal grande pulsante con il simbolo di Office, ma molti utenti non l'avevano capito, scambiando detto pulsante per un semplice orpello grafico. Il ritorno di File permette un accesso più intuitivo ad alcune funzioni fondamentali, come quelle di salvataggio, apertura e stampa dei documenti.

Le applicazioni principali non hanno subito grandi rivoluzioni. Word ha visto migliorare la funzione di ricerca, che ora include le note, le tabelle e i grafi e dispone di una nuova interfaccia che permette di filtrare meglio i risultati e di una mappa del documento.

Inoltre debuttano alcune funzioni estetiche da applicare al testo (bagliore, riflesso, smussatura) e uno strumento per la cattura delle schermate, oltre a ulteriori possibilità di condivisione dei documenti.

Excel guadagna le Sparklines, ossia dei grafici in formato ridotto, delle dimensioni di una cella, che si possono inserire nei documenti per visualizzare graficamente in modo facile alcuni dati.

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In PowerPoint, grazie alla funzionalità Broadcast, diventa facile condividere sul Web una presentazione tramite l'omonimo servizio gratuito messo a disposizione da Microsoft e finalmente fanno la loro apparizione degli strumenti di editing video degni di questo nome: si tratta di possibilità basilari (taglio, compressione, dissolvenze), dal momento che PowerPoint non mira a sostituire un vero editor video, ma che risultano molto utili.

Altri miglioramenti riguardano l'aumento del numero delle animazioni e delle transizioni, oltre a nuovi temi e grafici.

L'applicazione che più di tutto ha da guadagnare dall'aggiornamento è però Outlook: oltre ad adottare completamente i ribbon (che prima mancavano dalla finestra principale) si dota di Quick Steps, una funzione che velocizza l'organizzazione della posta permettendo di compiere varie azioni su un messaggio (spostarlo, inoltrarlo, inviare una nuova e-mail ai destinatari e via di seguito) cliccandovi sopra col tasto destro.

La gestione dei thread dei messaggi diviene ora più intuitiva e pratica; inoltre è anche possibili eliminare da una conversazione i messaggi duplicati (operazione non reversibile) rendendo il tutto più leggibile.

Debutta, come avevamo già anticipato, l'Outlook Social Connector, funzione che permette di accentrare nella sola applicazione tutti i messaggi che arrivano dai diversi social network, come Facebook, LinkedIn e Twitter.

Office 2010 si compone di altre piccole novità comuni all'intera suite, come la possibilità di vedere un'anteprima di quanto si sta per incollare o il potenziamento degli strumenti di elaborazione fotografica; inoltre Office è, da questa versione, disponibile anche a 64 bit, sebbene Microsoft stessa faccia presente che potrebbe esserci qualche difficoltà con gli addon.

Non bisogna dimenticare, infine, che Office 2010 dispone anche di una versione online, ossia le Office Web Apps. Accessibili solo disponendo di una licenza valida, sono la risposta di Microsoft a Google Docs e l'ammissione dell'importanza del cloud computing.

Se da un lato lo spostamento delle applicazioni su server remoti le rende disponibili da pressoché qualunque computer, Microsoft dovrà presto anche chiedersi se non si tratti di un'arma a doppio taglio: un'eventuale supremazia del cloud sul desktop potrebbe assestare un duro colpo a un business che, nel solo primo trimestre del 2010, ha permesso all'azienda di Redmond di incassare 4,2 miliardi di dollari.